规划的重要性与急迫性

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　　你所选用的技巧，必须能确切地反映出最后目标的重要性和急迫性。也就是说，主要的目标或决策比次要的目标需要更多的规划。因此，我们必须建立目标的优先顺序，特别重要的是要能分辨重要性和急迫性。

　　当然，考虑优先顺序时，长期性因素也是不可或缺的，否则很可能会演变成只做紧急的事，而忽略了重要的长期目标。重要性和急迫性因素可协助你和上司讨论事情的优先顺序，并确定双方已取得共识，这使你在别人要求你立刻处理某件事时，你能以自我肯定的态度与之进

　　行磋商。

　　   帕累托原理

　　帕累托(Pareto)是十九世纪意大利的社会学家，他利用图表显示：国家财富的80%掌握在20%的人的手中，这种80%～20%的关系，即是帕累托原理。我们可以从生活中的许多事件得到印证，举例来说：公司80%的收入是由其全部产品中的20%所赚得的。

　　生产线上80%的故障，发生在20%的机器上80%的员工问题，是由20%的员工所引起的。

　　事实上，你的问题有80%是由少数几件重要的事情所引起的。利用帕累托原理，你就可以将优先顺序排出来。在维护计划中，哪一部机器应特别注意?哪此产品要特别重视?你的时间应如何投资才最恰当?什么样的投资可以使你的时间与金钱得到最大的回报?哪些部属应该多花点时间和他们讨论等等。

　　   一般查核表

　　利用什么(What)、何处(Where)、何时(when)、为什么(why)、谁(who)、如何(how)等疑问代词，我们即可将目标做迅速且有效的规划。举例来说：

　　（1）所要达到的目的是什么(What)?

　　（2）需要什么(What)资源?

　　(3)什么时候(When)需要这些资源?

　　(4)有谁(Who)可以协助我?

　　(5)次要目标是什么(What)?

　　(6)哪些地方(Where)需要资源?

　　(7)我应该如何(how)组织?

　　(8)其他。

　　上述的一般查核表，大略说明达到整个目标所需的次要目标。此外，它也能以逻辑的顺序，列出所有的次要目标，以显示达成最终结果所需的行动顺序。

　　当次要目标以连续方式出现时，此种形式的规划更能发挥其功用。

　　   特定查核表

　　对于有定期性循环目标要达成的人，如果他们有一份为目标所需要的工作检核表，将可省下许多时间，并提高工作效率。下面是商店拜访程序的例子：
　　(1)在联络簿上计划拜访；

　　(2)整理进行拜访所需的所有装备；

　　(3)进入商店并告知抵达；

　　(4)检查所有的装置，含清除肮脏、受损、过期的存货，注意已无存货的货品，整理货架，

　　补货等；

　　(5)和经理讨论价格差异问题、本周的促销活动等；

　　(6)商品促销；

　　(7)进行附加的活动，如新材料的提供、额外的展示等；
　　(8)订出下次拜访的时间；
　　(9)填写联络簿。

　　甘特图是以时间为横轴，事件为纵轴的条形图。甘特图可用来规划和监督发展，能特别地显示在特别时间内所有的预定活动，以及在预定时间内应达到何种阶段，此图可发挥极大的功能。
　　   挂图或日志

　　挂图和日志是两项最有用的规划辅助工具。这两个方法都是将计划转变为时间和日期，同时用来监督进度。和甘特图一样，挂图可以显示出哪些区域的资源超载，哪些区域不足。日志则可用来做一段短时间内的详细计划，而且对有效的时间管理而言，日志也是相当重要的，它可提醒我们应该做的事，

　　并避免会议时间互相重叠等等。